Los cuatro cuadrantes de la gestión del tiempo de Covey: fundamentos

Echemos un vistazo a los cuatro cuadrantes de la gestión del tiempo de Stephen Covey, una reveladora herramienta de productividad que le ayudará a repensar su tiempo y decidir cómo dirigir su energía a lo más importante. Es útil para el trabajo, el juego y la vida social, y reunirá todo esto, reorganizando toda su vida en torno a principios fundamentales de su elección. Quizás puedas vislumbrar lo que hay detrás de tus resultados fallidos o de tu falta de realización.

Tenemos mucho que cubrir, así que vayamos directamente a los cuatro cuadrantes de la gestión del tiempo.

Los cuatro cuadrantes de la gestión del tiempo de Covey

Cubriremos cada uno de los cuatro cuadrantes de la gestión del tiempo antes de profundizar en cómo podemos usarlos para ser más efectivos y realizados.

Suena como una idea bastante compleja, pero no dejes que el nombre te engañe. En esencia, esta es una forma sencilla de dividir sus tareas diarias en cuatro montones en función de dos factores: Urgencia y Importancia.

Urgencia significa plazos a corto plazo y tareas inminentes. ¡Pero no lo confundas con importancia! Las tareas importantes son aquellas que son críticas para nuestro proyecto, vida o bienestar. Simplemente pregunte sobre todo lo que hace: "¿Es esto urgente?" “¿Es importante?”, y tu tarea caerá en uno de los cuadrantes.

Aquí están los cuatro cuadrantes de la gestión del tiempo.

P1: URGENTE, IMPORTANTE Crisis, problemas urgentes, proyectos con plazos de entrega, reuniones.	P2: NO URGENTE, IMPORTANTE preparación, prevención, planificación, construcción de relaciones, verdadera recreación, empoderamiento
P3: URGENTE, NO IMPORTANTE interrupciones, algunos correos y llamadas telefónicas, algunas reuniones, asuntos urgentes próximos, actividades populares	P4: NO ES URGENTE NI IMPORTANTE trivialidades, trabajo intenso, algo de correo y llamadas telefónicas, pérdidas de tiempo, actividades de escape, exceso de televisión

Algunas tareas urgentes merecen nuestra atención; otros no lo son. Que un elemento nos llame a actuar no implica que debamos actuar. Stephen Covey afirma que este es nuestro mayor error relacionado con la productividad: confundimos Urgencia con Importancia, desviando así todo nuestro tiempo al Q1 y Q3, abandonando el vital Q2.

Llegaremos a la adicción a la urgencia. Por ahora, veamos los cuadrantes con un poco más de detalle.

Cuadrante 1: Urgente, Importante

Este cuadrante incluye todas sus tareas que son tanto urgentes como importantes: cuestiones inminentes a corto plazo que son fundamentales para el éxito de su proyecto. Son inevitables. O los atendemos o sufrimos las consecuencias.

Cuadrante 2: No urgente, importante – Calidad, Liderazgo Personal

Este es un cuadrante crítico pero a menudo descuidado. Incluye todas tus tareas relacionadas con la estrategia a medio y largo plazo. Esto se parece a la planificación a largo plazo, la anticipación y prevención de problemas, el empoderamiento de los demás, la ampliación de la mente y el DPC. El tiempo que pasamos aquí aumenta la capacidad de actuar en los otros cuatro cuadrantes de la gestión del tiempo: Covey compara el tiempo del segundo trimestre con afilar una sierra.

Cuadrante 3: Urgente, No Importante – Decepción

No en vano se le llama el Cuadrante del Engaño. La urgencia crea una ilusión de importancia y nos engaña haciéndonos pensar que estamos en el primer trimestre. De hecho, cuando dedicamos todo nuestro tiempo a tareas urgentes, es probable que pasemos del primer trimestre al tercer trimestre, siempre ocupados con tareas secundarias.

Cuadrante 4: Ni urgente ni importante – Residuos

No deberíamos perder mucho tiempo aquí, pero a menudo nos deslizamos hacia este cuadrante después de mucho tiempo en el primer y tercer trimestre. Piense en esto como tiempo muerto; ni siquiera es tiempo libre. Si bien puede disfrazarse de tal, no sirve para nada. Nos arrastra hacia abajo y desperdicia nuestra energía. Puedes juzgar tu propia agenda por ti mismo: Covey sugiere que la televisión sin sentido y los chismes caigan en el cuarto trimestre. Agregaré desplazamientos interminables por el teléfono y tiempo libre insatisfactorio.

Veamos la adicción a las urgencias, una de las trampas más grandes a las que nos enfrentamos en nuestras vidas.

Adicción a la urgencia

Así es, la urgencia es adictiva. Si bien se siente presionado, tenso y estresante, también es estimulante. Nos sentimos útiles, exitosos, validados y necesarios. Esto se debe a que aporta gratificación instantánea y resultados visibles.

Covey deja claro que nos sentimos temporalmente entusiasmados al resolver problemas, por lo que nos sentimos atraídos a hacer cosas urgentes sólo para seguir avanzando. De hecho, es un símbolo de estatus: si estamos ocupados, somos importantes; si no, no somos nadie. Ocupado significa en demanda, independientemente de lo que nos mantenga ocupados.

Escuche los poderosos pensamientos de Covey sobre este vicio:

La adicción a las urgencias es un comportamiento autodestructivo que llena temporalmente el vacío creado por necesidades insatisfechas.
Stephen Covey

Claro, necesitamos estar en el primer trimestre; de lo contrario, nuestro proyecto se derrumbará. Sin embargo, centrarse en lo inmediato e inminente significa que podemos deslizarnos hacia el tercer trimestre. Antes de que nos demos cuenta, estamos llenando nuestro tiempo con tareas sin sentido que no merecen nuestra atención, descuidando el segundo trimestre en el proceso.

Signos de adicción a la urgencia

¿Eres adicto a Q1 y Q3? Estos son los principales síntomas de la adicción a las urgencias:

haces tu mejor trabajo bajo presión
Culpas a la avalancha de eventos externos por la falta de tiempo contigo mismo.
Te frustras por la lentitud de quienes me rodean.
te sientes culpable cuando te tomas un tiempo libre
Estás corriendo de una tarea a otra.
Alejas a la gente y pierdes tiempo de calidad para terminar proyectos.
Te sientes ansioso cuando estás fuera del lugar de trabajo.
La descarga de adrenalina es más importante que los resultados a largo plazo.
confías en resolver crisis para darle sentido a la vida
almuerzas mientras trabajas
constantemente realizas múltiples tareas

Entonces, ¿hasta qué punto estas cosas dominan tu vida?

Sepa que incluso si no somos adictos a lo inmediato, la urgencia o la importancia tienden a dominar nuestro pensamiento diario. Los problemas surgen cuando trabajamos desde un paradigma de urgencia en lugar de un paradigma de importancia. Es un analgésico temporal: alivia parte del dolor que surge de las obligaciones, ignorando lo que hay detrás de ellas.

El pensamiento de urgencia y el pensamiento de importancia son como la diferencia entre los paradigmas de prevención y tratamiento en medicina. En el primero, el dolor persiste y los síntomas subyacentes no se tratan.

Y cada uno de los dos factores tiene su propio sentimiento. La urgencia tiende a sentirse estresada, agotada, insatisfecha, desgastada. Por otro lado, Importancia tiende a sentirse confiado, encaminado, realizado y significativo. Y lo triste de todo esto es que tendemos a dedicar tiempo insuficiente a tareas importantes.

Más reflexiones sobre la urgencia y la importancia

Veo paralelos entre este modelo y el concepto de perspectiva miope de Robert Greene. Greene afirma que pasamos la mayor parte de nuestro tiempo reaccionando a lo que sucede a nuestro alrededor, tomando decisiones a corto plazo basadas en información limitada y atendiendo sólo a lo que es más destacado y que llama la atención. Esto es urgencia a la perfección.

Al mirar la vida desde una perspectiva más amplia, creo que la mayoría de las personas comunes y corrientes caen en la miopía y la urgencia al estructurar toda su vida. Nuestra tendencia es centrarnos en resolver los problemas inmediatos (las facturas, las obligaciones diarias, cumplir las expectativas de los demás) y olvidarnos de las grandes preguntas. No alimentamos intereses incipientes, ni elaboramos estrategias ni pensamos en lo que realmente queremos de la vida. Estamos demasiado perdidos como para dar un paso atrás y preguntarnos qué estamos haciendo y por qué.

Damos vueltas así durante 20 o 30 años, atendiendo a las demandas que nos imponen los demás, hasta que nos damos cuenta de que nuestra vida se siente estancada y sin significado. ¿Pero cómo podría ser de otra manera? Estábamos tan ocupados en la Q1 y la Q3 que nunca alimentamos nuestra Q2. Es bastante simple: no hemos sembrado las semillas, por lo que no tenemos nada que cosechar.

Es hora de empezar a conectar con lo Importante, con el Cuadrante 2.

Conexión con la productividad del cuadrante 2

En el proceso de reevaluar nuestro cronograma para alinearlo más estrechamente con las tareas importantes y no urgentes, debemos plantearnos algunas preguntas fundamentales. En mi opinión, estas son las preguntas que deberíamos hacernos todos los días, no una vez al año. Deberían constituir la columna vertebral de todos nuestros esfuerzos.

A saber:

¿Qué es lo más importante?
¿Qué le da sentido a tu vida?
¿Qué quieres hacer y ser?

Parece tan estúpidamente simple, ¿verdad? Y lo es: ¿por qué no construirías tu vida en torno a tu visión personal? Hacer lo contrario sería una estrategia descabellada para alcanzar la felicidad.

Tener claridad sobre estas preguntas afecta todo lo demás en su vida, desde las metas hasta las decisiones importantes, las elecciones profesionales y el tiempo libre. Una vez que empezamos a programar actividades que estén alineadas con estas prioridades, las cosas empiezan a conspirar a nuestro favor. Nos sentimos más auténticos, impulsados por un propósito superior y sentimos una unidad subyacente más profunda en nuestras vidas.

Pongamos las ruedas en movimiento:

¿Cuál actividad regular produciría un cambio positivo notable en su vida personal?
¿Cuál actividad regular produciría un cambio positivo notable en su vida profesional?

Tómate un momento para evocar las actividades más poderosas que puedas imaginar. Y ahora colócalos en uno de los cuatro cuadrantes de la gestión del tiempo.

Verá, este tipo de actividades generalmente caen en el segundo trimestre. Son importantes, pero no urgentes, por lo que tendemos a ignorarlos. Al hacerlo, dejamos de lado nuestras mayores oportunidades de crecimiento en nuestra vida personal y profesional.

El truco con estos hábitos es que tenemos que priorizarlos nosotros mismos. Esto se debe a que el material Q2 proviene del interior. Nadie lo pone en su escritorio esperando que lo devuelva al final del día. Debes tomar la iniciativa.

Mi productividad y los cuatro cuadrantes de gestión del tiempo de Covey

He sido testigo de primera mano de lo fácil que es confundir importancia con urgencia. A menudo me pierdo en tareas pequeñas y sencillas que me permiten marcar casillas, pero consumen el tiempo dedicado a hacer crecer mi negocio y adquirir habilidades. Centrarse en la importancia me ayuda a dedicar más tiempo a tareas de alto apalancamiento que me acercan a mis objetivos.

Contactando Q2

Lo que me encanta de la taxonomía de Covey es que me da permiso para dar un paso atrás del ajetreo del día a día y descansar en las preguntas más importantes que rodean mi vida, como: “¿Por qué estoy trabajando en este proyecto? ”, “¿Esto me llena?”, “¿Esto trae belleza al mundo?”, “¿Esto me ayuda a alcanzar mis metas?”, “¿A qué tareas debo prestar más atención?”

A veces me siento culpable cuando me tomo una hora para contemplar estas preguntas más importantes. Pero en un proyecto impulsado por un propósito como The Great Updraft, son simplemente cruciales. Así que no puedo perder el contacto con ellos, de lo contrario estoy ciego al panorama más amplio detrás de todo lo que estoy haciendo, lo que devora mi pasión y motivación por el trabajo.

Replantear el ocio con los cuatro cuadrantes de gestión del tiempo de Covey

También me interesa cómo trata Covey el ocio. En una primera lectura, podría parecer que está sugiriendo que el ocio es una pérdida de tiempo. Pero esto es un error. Obsérvese que en el segundo trimestre incluye la “verdadera recreación”, lo que implica que el ocio puede descender al cuarto trimestre, una actividad que no tiene otra función que adormecer nuestra mente, pero que el ocio de alta calidad es crucial para nuestro bienestar y éxito. Esto nos invita a preguntarnos si nuestro tiempo libre está teniendo el efecto deseado y a rediseñarlo en nuestro beneficio.

Mi tiempo de inactividad puede parecerle el cuarto trimestre, mientras que para mí es el segundo trimestre, y viceversa. Al igual que los otros cuatro cuadrantes de la gestión del tiempo, es específico de cada persona. El tiempo libre dedicado sin ningún propósito intencional también es crucial. No podemos estar trabajando todo el día todos los días, ocupados únicamente en tareas obligatorias.

Es hora de dedicar más tiempo a esos hábitos y rutinas de alto apalancamiento que traerán cambios en su vida personal y laboral. Si disfrutó este artículo, asegúrese de consultar mis otros artículos sobre productividad, comenzando con este.