Les quatre quadrants de gestion du temps de Covey : principes fondamentaux

Examinons les quatre quadrants de la gestion du temps de Stephen Covey, un outil de productivité révélateur qui vous aidera à repenser votre temps et à décider comment diriger votre énergie vers ce qui compte le plus. C'est utile pour le travail, les loisirs, la vie sociale, et vous rassemblerez tout cela, réorganisant toute votre vie autour des principes fondamentaux de votre choix. Vous pourriez simplement avoir un aperçu de ce qui se cache derrière vos résultats médiocres ou votre manque d’épanouissement.

Nous avons beaucoup de choses à couvrir, alors entrons directement dans les quatre quadrants de la gestion du temps.

Les quatre quadrants de gestion du temps de Covey

Nous couvrirons chacun des quatre quadrants de la gestion du temps avant de plonger profondément dans la manière dont nous pouvons les utiliser pour être plus efficaces et épanouis.

Cela semble être une idée assez complexe, mais ne vous laissez pas tromper par le nom. À la base, il s'agit d'un moyen simple de diviser vos tâches quotidiennes en quatre piles en fonction de deux facteurs : Urgence et une Importance.

L'urgence signifie des délais à court terme et des tâches imminentes. Mais ne le confondez pas avec l'importance ! Les tâches importantes sont celles qui sont essentielles à notre projet, à notre vie ou à notre bien-être. Demandez simplement à propos de tout ce que vous faites : « Est-ce urgent ? « Est-ce important ? » et votre tâche tombera dans l'un des quadrants.

Voici les quatre quadrants de la gestion du temps.

Q1 : URGENT, IMPORTANT crises, problèmes urgents, projets soumis à des délais, réunions	Q2 : PAS URGENT, IMPORTANT préparation, prévention, planification, établissement de relations, véritables loisirs, responsabilisation
Q3 : URGENT, PAS IMPORTANT interruptions, certains courriers et appels téléphoniques, certaines réunions, questions urgentes immédiates, activités populaires	Q4 : PAS URGENT, PAS IMPORTANT anecdotes, travail chargé, certains courriers et appels téléphoniques, pertes de temps, activités d'évasion, télévision excessive

Certaines tâches urgentes méritent notre attention ; d'autres ne le sont pas. Le fait qu’un élément nous appelle à agir n’implique pas que nous devons agir. Stephen Covey affirme qu'il s'agit de notre plus grande erreur en matière de productivité : nous confondons l'urgence et l'importance, détournant ainsi tout notre temps vers les premier et troisième trimestres, abandonnant le vital Q1.

Nous passerons à l'urgence-addiction. Pour l’instant, regardons les quadrants un peu plus en détail.

Quadrant 1 : Urgent, Important

Ce quadrant comprend toutes vos tâches qui sont à la fois urgentes et importantes – des problèmes imminents à court terme qui sont essentiels au succès de votre projet. Ils sont inévitables. Soit nous nous en occupons, soit nous en subissons les conséquences.

Quadrant 2 : Pas urgent, important – Qualité, leadership personnel

Il s’agit d’un quadrant critique mais souvent négligé. Il comprend toutes vos tâches liées à la stratégie à moyen et long terme. Cela ressemble à une planification à long terme, à l'anticipation et à la prévention des problèmes, à l'autonomisation des autres, à l'élargissement de votre esprit et au DPC. Le temps que nous passons ici augmente notre capacité à agir dans les quatre autres quadrants de la gestion du temps – Covey compare le temps du deuxième trimestre à l'affûtage d'une scie.

Quadrant 3 : Urgent, pas important - Tromperie

Ce n’est pas pour rien qu’on appelle cela le Quadrant de la Déception. L’urgence crée une illusion d’importance et nous fait croire que nous sommes au premier trimestre. En fait, lorsque nous passons tout notre temps sur des tâches urgentes, nous avons tendance à passer du premier au troisième trimestre, toujours occupés par des tâches secondaires.

Quadrant 4 : Pas urgent, pas important - Déchets

Nous ne devrions pas passer du temps ici, mais nous glissons souvent dans ce quadrant après beaucoup de temps aux premier et troisième trimestres. Considérez cela comme un temps mort ; ce n'est même pas du temps libre. Même s’il peut se déguiser en tel, cela ne sert à rien. Cela nous entraîne vers le bas et gaspille notre énergie. Vous pouvez juger par vous-même de votre propre emploi du temps – Covey suggère que la télévision insensée et les potins tombent au quatrième trimestre. J'ajouterai un défilement téléphonique sans fin et du temps libre insatisfaisant.

Examinons la dépendance à l'urgence, l'un des plus grands pièges auxquels nous sommes confrontés dans nos vies.

Dépendance d’urgence

C'est vrai, l'urgence crée une dépendance. Même si cela semble sous pression, tendu et stressant, c'est aussi exaltant. Nous nous sentons utiles, performants, validés et nécessaires. En effet, cela apporte une gratification instantanée et des résultats visibles.

Covey explique clairement que nous obtenons un effet temporaire en résolvant des problèmes, nous sommes donc amenés à faire des choses urgentes juste pour continuer à avancer. En fait, c'est un symbole de statut : si nous sommes occupés, nous sommes importants ; sinon, nous ne sommes personne. Occupé signifie en demande, peu importe ce qui nous occupe.

Écoutez les réflexions puissantes de Covey sur ce vice :

La dépendance à l’urgence est un comportement autodestructeur qui comble temporairement le vide créé par des besoins non satisfaits.
Stephen Covey

Bien sûr, nous devons être au premier trimestre, sinon notre projet échoue. Cependant, en nous concentrant sur l’immédiat et l’imminence, nous sommes susceptibles de passer au troisième trimestre. Avant de nous en rendre compte, nous remplissons notre temps avec des tâches insignifiantes qui ne méritent pas notre attention, négligeant ainsi le deuxième trimestre.

Signes de dépendance d’urgence

Êtes-vous accro aux Q1 et Q3 ? Voici les principaux symptômes de la dépendance à l’urgence :

vous faites de votre mieux sous pression
vous blâmez la ruée des événements extérieurs pour le manque de temps avec vous-même
tu es frustré par la lenteur de ceux qui m'entourent
tu te sens coupable lorsque tu prends un congé
tu te précipites d'une tâche à l'autre
vous repoussez les gens et abandonnez du temps de qualité pour terminer des projets
vous vous sentez anxieux lorsque vous êtes loin du lieu de travail
la montée d'adrénaline est plus importante que les résultats à long terme
vous comptez sur la résolution des crises pour donner un sens à la vie
tu déjeunes en travaillant
vous effectuez constamment plusieurs tâches à la fois

Alors, à quel point ces choses dominent-elles votre vie ?

Sachez que même si nous ne sommes pas accros à l’immédiat, l’urgence ou l’importance ont tendance à dominer notre réflexion quotidienne. Les problèmes surviennent lorsque nous travaillons à partir du paradigme de l’urgence plutôt que du paradigme de l’importance. C'est un analgésique temporaire : il soulage une partie de la douleur liée aux obligations tout en ignorant ce qu'il y a derrière.

La pensée d’urgence et la pensée d’importance sont comme une différence entre les paradigmes de prévention et de traitement en médecine. Dans le premier cas, la douleur persiste et les symptômes sous-jacents ne sont pas traités.

Et chacun des deux facteurs a son propre sentiment. L’urgence a tendance à donner l’impression d’être stressé, épuisé, insatisfait, épuisé. D’un autre côté, Importance a tendance à se sentir confiant, sur la bonne voie, épanoui et significatif. Et le plus triste dans tout cela, c’est que nous avons tendance à consacrer peu de temps aux tâches importantes.

Réflexions complémentaires sur l'urgence et l'importance

Je vois des parallèles entre ce modèle et le concept de perspective à courte vue de Robert Greene. Greene affirme que nous passons la plupart de notre temps à réagir à ce qui se passe autour de nous, à prendre des décisions à court terme basées sur des informations limitées et à nous concentrer uniquement sur ce qui est le plus saillant et le plus accrocheur. C’est l’urgence absolue.

En regardant la vie dans une perspective plus large, je crois que la plupart des gens ordinaires tombent dans la myopie et l’urgence lorsqu’ils structurent toute leur vie. Notre tendance est de nous concentrer sur la résolution des problèmes immédiats – les factures, les obligations quotidiennes, de répondre aux attentes des autres – et d'oublier les grandes questions. Nous ne nourrissons pas d’intérêts naissants, n’élaborons pas de stratégies et ne réfléchissons pas à ce que nous attendons vraiment de la vie. Nous sommes trop perdus pour prendre du recul et nous demander ce que nous faisons et pourquoi.

Nous courons ainsi pendant 20 ou 30 ans, répondant aux exigences que les autres nous imposent, jusqu'à ce que nous réalisions que notre vie semble fade et dénuée de sens. Mais comment pourrait-il en être autrement ? Nous avons été tellement occupés au premier et au troisième trimestre que nous n’avons jamais nourri notre deuxième trimestre. C'est très simple : nous n'avons pas semé les graines, nous n'avons donc rien à récolter.

Il est temps de commencer à vous connecter à ce qui est important, avec le quadrant 2.

Connexion avec la productivité du quadrant 2

Dans le processus de réévaluation de notre emploi du temps pour l'aligner plus étroitement sur les tâches importantes et non urgentes, nous devons nous poser quelques questions fondamentales. À mon avis, ce sont les questions que nous devrions nous poser quotidiennement et non une fois par an. Ils devraient constituer l’épine dorsale de tous nos efforts.

À savoir:

qu'est-ce qui est le plus important ?
qu'est-ce qui donne un sens à ta vie ?
que veux-tu faire et être ?

Cela semble si bêtement simple, non ? Et c’est le cas – pourquoi ne construireriez-vous pas votre vie autour de votre vision personnelle ? Agir autrement serait une stratégie farfelue pour le bonheur.

La clarté sur ces questions affecte tout le reste de votre vie, des objectifs aux décisions majeures, en passant par les choix de carrière et les loisirs. Une fois que nous commençons à planifier des activités alignées sur ces priorités, les choses commencent à jouer en notre faveur. Nous nous sentons plus authentiques, motivés par un objectif plus élevé et ressentons une unité sous-jacente plus profonde dans nos vies.

Mettons les roues en mouvement :

Quelle activité régulière entraînerait un changement positif remarquable dans votre vie personnelle ?
Quelle activité régulière entraînerait un changement positif remarquable dans votre vie professionnelle ?

Prenez un moment pour évoquer les activités les plus puissantes que vous puissiez imaginer. Et maintenant, placez-les dans l’un des quatre quadrants de la gestion du temps.

Vous voyez, ce genre d’activités relève généralement du deuxième trimestre. Ils sont importants, mais pas urgents, c'est pourquoi nous avons tendance à les ignorer. Ce faisant, nous mettons de côté nos plus grandes opportunités de croissance dans notre vie personnelle et professionnelle.

Le problème avec ces habitudes, c’est que nous devons les prioriser nous-mêmes. C’est parce que le matériel Q2 vient de l’intérieur. Personne ne le met sur votre bureau en espérant qu'il revienne à la fin de la journée. Vous devez prendre l'initiative.

Ma productivité et les quatre quadrants de gestion du temps de Covey

J’ai pu constater à quel point il est facile de confondre importance et urgence. Je me perds souvent dans l'exécution de petites tâches faciles qui me permettent de cocher des cases, mais qui rongent le temps consacré à la croissance de mon entreprise et à l'acquisition de compétences. Me concentrer sur l'importance m'aide à consacrer plus de temps à des tâches à fort effet de levier qui me rapprochent de mes objectifs.

Contacter le deuxième trimestre

Ce que j'aime dans la taxonomie de Covey, c'est qu'elle me donne la permission de prendre du recul par rapport à l'agitation quotidienne et de me reposer sur les grandes questions qui entourent ma vie, telles que : « Pourquoi est-ce que je travaille sur ce projet ? », « Est-ce que cela m'épanouit ? », « Est-ce que cela apporte de la beauté au monde ? », « Est-ce que cela m'aide à atteindre mes objectifs ? », « À quelles tâches dois-je prêter plus d'attention ? »

Parfois, je me culpabilise lorsque je prends une heure pour réfléchir à ces grandes questions. Mais dans un projet ciblé comme The Great Updraft, ils sont tout simplement cruciaux. Je ne peux donc pas perdre contact avec eux, sinon je serai aveugle à la vision d'ensemble qui se cache derrière tout ce que je fais, rongeant ma passion et ma motivation pour le travail.

Recadrer les loisirs avec les quatre quadrants de gestion du temps de Covey

Je suis également intéressé par la façon dont Covey traite les loisirs. À première lecture, on pourrait croire qu'il suggère que les loisirs sont une perte de temps. Mais c'est une erreur. Notez qu’au deuxième trimestre, il inclut les « vraies loisirs », ce qui implique que les loisirs peuvent descendre au quatrième trimestre, une activité qui n’a d’autre fonction que d’engourdir notre esprit, mais que des loisirs de haute qualité sont essentiels à notre bien-être et à notre réussite. Cela nous invite à nous demander si notre temps libre produit l’effet souhaité et à le réaménager à notre avantage.

Mon temps d'arrêt pourrait pour vous ressembler au quatrième trimestre, alors que pour moi, il s'agit du deuxième trimestre, et vice versa. Comme les quatre autres quadrants de la gestion du temps, celle-ci est spécifique à chaque personne. Le temps libre passé sans but intentionnel est également crucial. Nous ne pouvons pas travailler toute la journée, occupés uniquement à des tâches obligatoires.

Il est temps de consacrer plus de temps à ces habitudes et routines à fort effet de levier qui apporteront des changements dans votre vie personnelle et professionnelle. Si vous avez apprécié cet article, n'oubliez pas de consulter mes autres articles sur la productivité, en commençant par celui-ci.