Ross Edwards | Apresentador do podcast Deep PsychologyQuer aprender a fazer as coisas? Neste guia completo, você aprenderá mais de 60 dos melhores hábitos de trabalho que encontrei. Este guia se baseia na minha breve introdução artigo sobre produtividade.
Psicologia, meditação e auto-observação para um autoconhecimento mais profundo, todas as quartas-feiras.
Você fica vagando sem rumo em seus projetos e dominado por distrações? Quer descobrir como aproveitar melhor seu tempo e melhorar sua produtividade?
Trabalho por conta própria desde os 19 anos, estudante universitário, fazendo uma mistura de aulas freelance de matemática, trabalho linguístico e criação de diversos sites. Além da carreira, também lutei com a questão da produtividade em meus estudos, hobbies e em minha jornada como autodidata.
Ao longo dos anos, perdi muito tempo em tarefas inúteis e distrações multimídia, em vez de usá-lo de maneira proveitosa. Também sofri por me sentir entediado, sem direção e distraído durante a jornada de trabalho.
É simplesmente imperativo que você aproveite até a última gota do seu tempo e trabalhe de maneira inteligente, especialmente se você for um freelancer ou empresário. Com grande liberdade vem um grande desafio. É fácil perder dias inteiros sem fazer nada para avançar seu projeto ou construir aquele negócio. Fico horrorizado quando ouço falar de pessoas que refletem sobre seu dia de trabalho e não têm ideia de para onde foram essas oito horas.
Este guia passo a passo está repleto de hábitos de trabalho simples que você pode implementar agora para transformar seu dia de trabalho – e seus resultados.
Partindo do panorama geral, cobriremos, uma por uma, todas as áreas necessárias para um trabalho produtivo, objetivo e direcionado, analisando tudo, desde a dieta até o ambiente, passando por alarmes, colegas, chefes e hábitos.
O que é produtividade? Vamos deixar isso claro
Produtividade e hábitos de trabalho podem significar 101 coisas, então sejamos claros sobre o que queremos dizer aqui.
Por produtividade quero dizer otimizar o nosso dia de trabalho por meios saudáveis, para que possamos fazer muito do que é mais importante – e fazê-lo bem. Portanto, não discutiremos dias de 14 horas. Não cobriremos microdoses ou pílulas de estudo e não aprenderemos a arte da multitarefa como um polvo.
Com esses hábitos de trabalho, seremos estratégicos com o tempo, reduziremos e minimizaremos nossa contribuição e criaremos as condições de vida necessárias para que um bom trabalho floresça. E vamos além do método Pomodoro habitual e dos calendários online, olhando para o nosso estilo de vida e abordagem ao trabalho como um todo.
Há muito a dizer, então vamos em frente.
Hábitos de trabalho tipo 1: estabelecimento de metas
Sem uma direção clara, somos como um navio sem leme, destinado apenas às rochas. Vamos dar uma olhada geral nas tarefas que você está realizando e por quê. Esse conhecimento nos permitirá aprofundar e criar um roteiro claro para nossos dias e semanas.
Hábitos de trabalho nº 1: crie uma lista de suas metas
No que você está trabalhando e por quê? Esta é uma questão crucial, especialmente para empreendedores, autodidatas e empresários. Se não temos ideia do que estamos produzindo e por quê, como podemos começar a trabalhar nisso? Como podemos trabalhar de forma inteligente?
Existem três tipos de listas que são vitais para a produtividade:
- Metas gerais: Diminua o zoom do seu projeto, contemplando-o de longe. Pense no propósito de tudo isso. Qual é o seu objetivo final, a sua missão? Quantos clientes você deseja atender por mês? Quais novos empreendimentos você deseja empreender? Esses objetivos devem estar na escala dos anos. É uma ótima ideia revisar essa lista todos os dias, para que você viva e respire seu propósito geral.
- Metas semanais e mensais: começando com suas meta metas, aprofunde-se e crie metas semanais e mensais que funcionem como trampolins para essas ambições maiores. Torne-os muito práticos – quando se trata de objetivos, curtos, simples e mensuráveis geralmente superam os complexos e pretensiosos.
- Objetivos Diários: Agora ampliamos ainda mais, criando metas e marcos diários. Você pode fazer isso no início da semana, traçando seu caminho para uma meta semanal ou mensal, ou todas as manhãs. Este é fácil de ignorar – eu deveria saber – mas saber exatamente o que você está fazendo todos os dias é simplesmente vital para concentrar seus esforços. Voltaremos a este ponto mais tarde.
2: Torne seus objetivos emocionantes
E certifique-se de que esses objetivos sejam emocionantes. Se não, como você se mobilizará para agir? Se você já passou algum tempo no mundo profissional, tenho certeza de que já se deparou com o trabalho diário. Isso vem de fazer um trabalho que suga nossa alma, nos deixa entediados até as lágrimas ou vai contra nossa moral e ideais. Então, o que inflama sua alma? O que você fez pular da cama pela manhã? Identifique isso, use-o para definir metas e você estará no caminho certo para uma produtividade esplêndida.
Hábitos de trabalho nº 3: estabeleça pequenas metas
O crédito por isso vai para o guia de produtividade em Sammon.com. Isso se aplica aos nossos objetivos semanais e mensais. Nós alcançamos grandes objetivos completando centenas e milhares de tarefas pequenas. Ao definir pequenas metas e superá-las rotineiramente, você cria o hábito do sucesso e uma sensação de impulso. Elas também tendem a ser práticas, concretas e acionáveis, evitando a procrastinação, enquanto metas de longo prazo e de grande porte são mais vagas e abstratas.
Dito isto, pequeno não significa pouco ambicioso ou desnecessariamente conservador. Embora uma barra alta seja intimidante, você ficará surpreso com o quão alto você pode pular.
4: Recompensas por concluir tarefas
Ao atingir uma meta, dê a si mesmo uma recompensa proporcional ao seu tamanho. Quando termino um novo artigo, tomo um bom banho. Se for uma meta de longo prazo, um feriado pode ser adequado.
Independentemente da nossa paixão pelo objetivo, a jornada em direção a ele nem sempre é agradável. Alcançar marcos requer dias, semanas e meses de energia, planejamento e trabalho duro. Depois de concluí-lo, podemos simplesmente colocar nossa atenção em outro lugar, felizes em ver o resultado de todo o nosso trabalho. Adicionar uma meta pré-determinada suaviza a jornada e funciona como uma celebração de nossos esforços.
Hábitos de trabalho nº 5: mantenha o caderno e a caneta à mão
Você já esteve em uma cafeteria cuidando da sua vida e de repente uma nova ideia brilhante lhe veio à mente? Se você é empresário ou freelancer, terá muitos desses momentos. Grandes criadores, de Dylan a Edison, adoraram publicamente a criatividade espontânea. Não descarte esses lampejos de inspiração – anote-os! Certifique-se de levar um caderno ou dispositivo onde possa anotar esse ouro. Você pode revisá-lo mais tarde e transformar essas ideias inspiradas em realidade.
6: Seja responsável
Somos apenas humanos. Cair fora do caminho é em si parte do caminho. As estruturas de responsabilização são os pilares subjacentes que nos apoiam quando as coisas ficam instáveis. Você pode discutir seu projeto com um coach, colega, parceiro de negócios e até mesmo com a família. Conhecendo seus alvos, eles o empurrarão para a ação ou lhe darão um braço em volta dos ombros quando necessário.
Hábitos de Trabalho Tipo 2: Energia
Agora que temos um plano geral para seus projetos, vamos ampliar seu dia a dia e ver algumas estratégias para otimizá-lo.
Hábitos de trabalho nº 7: planeje para amanhã
Em entrevista ao Hive, o especialista em produtividade David Allen revelou que sempre prepara sua agenda para o dia seguinte, dividindo sua lista de tarefas em “paisagem suave” e “paisagem dura”.
As tarefas difíceis são aquelas que não podem ser remarcadas, como reuniões ou entrevistas. Tarefas leves são aquelas que podemos movimentar livremente. Use a paisagem difícil como estrutura de arame para o dia, ajustando tarefas suaves ao seu redor. Isso deve ser fácil agora que você sabe o que deseja!
Planejar o amanhã também nos permite desligar do trabalho até o dia seguinte, sabendo que nosso horário já está definido.
8: Acorde cedo
Isenção de responsabilidade: se você odeia as manhãs, é melhor ficar na cama!
Esta é a sabedoria do Clube 5AM. Acordar cedo nos permite criar uma rotina matinal sólida e nos sentir totalmente acordados antes de começar a trabalhar. Se acordarmos antes daqueles com quem convivemos, poderemos desfrutar do silêncio da casa e da solenidade matinal e traduzi-los em bom trabalho.
Além disso, acordar cedo significa que somos mais disciplinados à noite. Ao ir para a cama em um horário fixo, é menos provável que percamos horas em atividades sem importância.
Hábitos de trabalho nº 9: rotina pré-jogo
Obrigado a James Clear por seu guia para produtividade. Entre outras coisas, ele sugere criar rituais e rotinas matinais. Há sabedoria em criar uma rotina matinal ou repetir pequenas tarefas todas as manhãs. Por exemplo, todas as manhãs eu limpo os pratos secos da noite anterior e bebo água fria. Às vezes, faço uma caminhada matinal pela área local. Isso concentra minha mente e me inspira antes do trabalho do dia.
10: Primeira tarefa temida
Chegamos ao que pode ser o hábito mais complicado de implementar. Vários escritores sobre produtividade sugerem que as tarefas menos atraentes sejam eliminadas logo de início.
Se você enfrentar essas tarefas no seu dia a dia, notará que sua mente as atrasa constantemente com táticas astutas que passam despercebidas. Mesmo quando você reúne energia para fazê-lo, de repente seu desejo por café surge e, antes que você perceba, você está fervendo a chaleira ou ligando a máquina de café. Você fará qualquer coisa, menos assumir a tarefa.
Destrua essa dinâmica pela raiz, atacando-a logo de cara. Dessa forma, a resistência não pode aumentar. Além disso, essas tarefas nunca são tão dolorosas quanto imaginamos (ver Hábito #37).
Hábitos de trabalho nº 11: tarefas certas na hora certa
Na mesma linha, assuma as tarefas certas na hora certa. Se você é um escritor (como eu), encontre o horário em que você escreve melhor e agende esse horário para escrever palavras. Economize tarefas monótonas, de baixa energia e pouca atenção para suas calmarias de energia. Dessa forma, você usa seu melhor combustível para tarefas de alta prioridade.
12: Horário dividido
Muito obrigado ao meu amigo Sher, proprietário da RecuperandoSpiritualBeing.com, para este. Esta estratégia resume o que há de melhor em trabalho flexível, freelancer e empreendedorismo. É uma ideia fantástica!
Se as circunstâncias permitirem, jogue fora a data das 9h às 5h e, em vez disso, trabalhe apenas nas horas em que for mais produtivo. Você pode achar que um horário dividido é necessário aqui. Minha amiga Sher faz isso - ela trabalha das 10h às 00h e das 15h às 00h!
Ao fazer isso, você está sintonizando seus ciclos de energia e sincronizando sua produção com eles. Quando você é realmente capaz de produzir seu melhor trabalho?
Durante o tempo que trabalhei por conta própria, fiquei surpreso ao descobrir meu próprio ciclo de energia. Descobri que sou ultraprodutivo pela manhã, depois passo por uma pausa por volta das 12h30 às 13h30, tornando um cochilo obrigatório. Então um pouco de energia volta e me acompanha até por volta das 16h. Mas só a partir das 00h é que recupero aquela energia matinal transbordante.
Hábitos de Trabalho Tipo 3: Planejamento
Hábitos de trabalho nº 13: a regra 80-20
Tenho certeza de que você já ouviu falar do Princípio de Pareto, uma ideia fundamental no mundo dos negócios e da produtividade. Meu amigo em gamuzalimpiaplata.com jura por isso. Se você não tem certeza, deixe-me explicar.
Quando se trata de fazer alguma coisa, 80% do que você produz vem de 20% de todo o esforço que você investe. Então, o que são esses 20% de esforço para você? Qual pequeno número de tarefas produz resultados desproporcionais? Identifique-os e dedique mais tempo a eles, terceirizando ou dispensando os demais. Dessa forma, você dedicará mais tempo às tarefas que geram resultados e menos irá para o ralo.
Hábitos de trabalho nº 14: calendário online
Eu recomendo fortemente manter o controle do que você está fazendo e quando está fazendo, e um calendário online é uma ótima solução de planejamento. Você pode criar agendas, adicionar eventos e lembretes futuros e bloquear seu tempo.
Optei por uma solução DIY, usando o Excel para criar planilhas onde gerencio minhas tarefas. Mas usar um produto pré-fabricado economiza tempo e pode lhe dar ideias nas quais você não tinha pensado antes.
15: Tarefas em lote
Lidar com tarefas semelhantes de uma só vez é uma forma eficaz de ordenar sua mente e ser eficaz com seu tempo. Ao agrupar em lote, evitamos ficar pulando para frente e para trás ao longo do dia, direcionando nosso foco para um grupo de tarefas relacionadas por um período prolongado.
16: Faça pausas após as reuniões
Meu amigo Sher prefere intervalos de 20 minutos após as reuniões. Se você não é fã de reuniões virtuais ou elas fazem você se sentir exausto, uma pequena pausa pode ser a solução. Voltaremos aos intervalos mais adiante no guia.
Hábitos de trabalho nº 17: estabeleça limites com seus colegas
Gerentes e colegas de trabalho têm muito em que pensar. Ignorando os princípios de produtividade e gerenciamento de tempo, eles muitas vezes lançam tarefas inesperadas sobre você, estabelecendo prazos vagos e expectativas confusas.
Se estiver trabalhando com outras pessoas, você precisa assumir a liderança na criação de estrutura. Caso contrário, a falta de organização deles irá infectá-lo e prejudicar sua produtividade. E se você tem um chefe dominador, você pode acabar sob o controle, habitualmente trabalhando horas extras.
Deixe seus limites claros e busque clareza e estrutura. Não se deixe levar pelo turbilhão mental das pessoas ao seu redor.
18: Diga não!
Sobre esse assunto, esteja disposto a dizer não aos projetos e tarefas. Isto é especialmente importante para freelancers. Existem vários motivos pelos quais esta é uma ideia inteligente.
Em primeiro lugar, você não fica sobrecarregado e esgotado. Você também evita a necessidade de atrasar e cancelar projetos. E, de forma mais sutil, rejeitar projetos mostra que você está em demanda, aumentando seu valor para seus empregadores. É oferta e procura! Além disso, ter autoconfiança para dizer “não” desperta respeito.
Quando recuso projetos, metade de mim fica indiferente e confia que tenho trabalho mais do que suficiente, a outra metade ainda clama por dinheiro extra e teme que mais projetos não sejam lançados. É preciso confiança e respeito próprio para recusar projetos que pagam bem, mas que sobrecarregariam o cronograma.
19: Revisão semanal às sextas-feiras
Muitas vezes mancamos até o final da semana, desesperados para desligar o computador. Não tão rápido! Você alcançou os objetivos que estabeleceu para si mesmo? Você fez mais ou menos do que esperava? Isso não é autoflagelação, mas uma avaliação semanal honesta que o ajuda a se orientar e seguir em frente.
Normalmente, fazemos essas avaliações inconscientemente enquanto refletimos mentalmente sobre a semana enquanto viajamos ou jantamos. Certifique-se de fazer isso deliberadamente, em sua mesa, em um horário determinado do dia. Escreva notas também. Traz clareza à sua semana de trabalho.
Hábitos de Trabalho Tipo 4: Surround
Agora que temos metas, estrutura e planejamento definidos, vamos dar uma olhada no seu local de trabalho. A maioria delas se aplica a trabalhadores em casa, mas você poderá construir uma reputação como designer de interiores residente se implementar essas ideias no escritório.
Hábitos de trabalho nº 20: organizar a mesa
Primeiramente, organize sua mesa! Procure objetos em seu campo visual que sejam desnecessários ao seu trabalho e remova-os todos. Se você não puder fazer isso, pelo menos minimize o número de objetos ao seu redor e organize-os de maneira organizada.
Sério, essa simples mudança pode fazer uma enorme diferença. Em primeiro lugar, o seu cérebro terá menos informações para processar, permitindo-lhe mais energia para tarefas importantes. Em segundo lugar, com menos objetos no seu campo visual, é menos provável que você se distraia. Terceiro, é incrível! Quando limpo o espaço ao meu redor, há uma notável sensação de alívio e relaxamento. Tente agora!
21: Ambiente Legal
O crédito por isso vai para James Clear e seu artigo sobre produtividade. Espaços quentes nos fazem sentir sonolentos. Certifique-se de que haja um amplo suprimento de ar frio entrando na sala para mantê-lo alerta, ou vá para um espaço fresco. Você precisa estar alerta e focado para fazer seu melhor trabalho.
Hábitos de trabalho nº 22: trabalhar em casa
É chocante quanto tempo passamos viajando. Você já descobriu isso? Se você trabalha 230 dias por ano e viaja uma hora em cada sentido, são 460 horas de deslocamento – quase 20 dias inteiros! Isso sem falar no custo do deslocamento, que pode tirar milhares de dólares do seu bolso todos os anos.
Sejamos honestos: o tempo de deslocamento geralmente é desperdiçado navegando no celular ou ficando de mau humor com atrasos no transporte público. É hora de jogar no vaso sanitário. Você pode investir esses 20 dias em trabalho, projetos paralelos, estudo ou recarregar baterias.
23: Organize seu espaço
Abordamos a necessidade de remover objetos do nosso campo visual para aumentar a nossa atenção. Vamos expandir isso para toda a sala ou local em que estamos trabalhando.
Você já trabalhou em um escritório repleto de apetrechos de colarinho branco? Então você saberá o efeito que a desordem tem sobre você. Um espaço desorganizado cria uma mente perturbada.
Portanto, deixe o espaço ao seu redor limpo e arrumado. Guarde os itens desnecessários, coloque a louça na cozinha e arrume seus pertences. Isto é especialmente verdadeiro para a sala em que você trabalha, mas pode se estender a todo o edifício. Ter um espaço limpo e claro coloca você em um estado de espírito diferente.
Hábitos de trabalho nº 24: Use plantas
O crédito por isso vai para BusinessNewsDaily.com. As plantas adicionam um toque visual agradável ao seu espaço, e você pode passar momentos de descanso olhando para elas. Notavelmente, este estudo da American Society for Horticultural Science mostra que as plantas aumentam a produtividade e reduzem o estresse!
25: Trocar locais
Obrigado ao BusinessNewsDaily por esse hábito. Esta é uma daquelas dicas escondidas de produtividade, uma que pode assustar profissionais acostumados a bater ponto. Mudar seu local de trabalho ao longo do dia e da semana redefine a mente e tira você do piloto automático. Você pode até ter um lampejo de inspiração durante sua jornada.
Você pode ir a uma cafeteria, parque, biblioteca ou espaço de coworking, ou simplesmente circular pelo seu quarto. Normalmente trabalho na minha mesa, mas às vezes mudo para a mesa de jantar ou para o sofá. E de vez em quando até trabalho na cama (não conte a NINGUÉM que eu disse isso).
Hábitos de trabalho nº 26: Estabeleça limites com a família
Em seu artigo sobre dicas de produtividade, o Hive esclarece a importância dos limites. Há certas desvantagens em trabalhar em casa, admito. Uma delas é que as pessoas vêm e vão, fazendo barulho e exigindo sua atenção. É relativamente fácil proteger seu tempo se você trabalha em um escritório, mas não tão fácil se sua casa também é seu local de trabalho. É aqui que entra o controle. Se você conhece seus objetivos, horas de trabalho ideais e configurou seu espaço para o sucesso, é hora de contar aos seus coabitantes. É sua hora de fazer as coisas - certifique-se de que você e seus entes queridos respeitem isso!
Hábitos de trabalho tipo 5: distrações
Ok, para a geração Y hiperativa e a Geração Z, isso pode ser um verdadeiro desafio, mas minha palavra é que você notará uma diferença em sua produtividade, capacidade de atenção e estado de espírito se levar essas dicas a sério.
27: Corte as mídias sociais
Este vem diretamente de mim! É bem simples. A mídia social impede você de fazer merda. Evitar as mídias sociais economiza muito tempo, energia e espaço mental.
Quando estiver trabalhando, jure não usá-lo. Você pode usá-lo durante seus intervalos e momentos de inatividade – isso não é problema – mas não deixe que ele esgote sua energia produtiva vital.
Hábitos de trabalho nº 28: Remova as tentações
Laptops e computadores são uma invenção fenomenal, mas representam um problema para os diletantes da produtividade. Você tem a rede mundial de computadores esperando do outro lado da barra de pesquisa! Mantenha o mínimo de abas e janelas – cada uma delas é uma tentação e uma distração. Ter 100 guias abertas não faz você parecer ocupado e importante e não melhora sua capacidade de ser produtivo.
Além da tecnologia, coisas como instrumentos musicais, livros e animais de estimação podem ser tentadores. Mesmo que você não ceda, eles empurram e atraem sua atenção, levando você para a terra da memória e da imaginação.
29: Gerenciamento de e-mail
Nossa, e-mails. Tenho sorte porque os e-mails nunca comprometeram realmente o meu trabalho, mas conheço pessoas que passam uma ou até duas horas por dia lendo e escrevendo-os.
Se alguma vez houve um desperdício de tempo, eu o descobri. Quase todos os guias de produtividade os mencionam, e por um bom motivo. Não é verdade que sentimos uma obrigação com os e-mails? Se alguém reservou um tempo para escrever um, devemos responder imediatamente, certo?
Bem, talvez. Mas outras pessoas costumam estar ocupadas e, a menos que sejam extremamente inseguras ou impacientes, não irão condená-lo por não responder imediatamente. A melhor ideia é reservar pequenos períodos ao longo do dia para respondê-los. Se você receber muitos e-mails semelhantes, poderá criar modelos para economizar tempo.
30: Smartphone
Seu smartphone é uma enorme distração. Não são só as notificações que nos chamam a atenção – é a mera possibilidade de usar a coisa. Você vê o telefone e, antes que perceba, você o pegou e começou a rolar a tela.
Coloque-o no modo silencioso e mantenha-o fora da vista, do outro lado da sala ou em outra sala. Se você quiser ficar super vigilante, desligue-o e esconda-o. Minha parceira me faz esconder o telefone dela em lugares de difícil acesso se ela estiver viciada em telefone, mas acho que uma abordagem autoimposta é mais sustentável.
Essas mensagens do Whatsapp podem esperar. O Instagram não se importará se você não rolar o feed inicial. Obtenha controle sobre o uso do smartphone, especialmente quando estiver no trabalho.
31: Trabalhe off-line
Adoro essa ideia do LifeHack.org. Em um ato simples, você elimina muitas distrações. Se você não consegue acessar a internet, mídias sociais, previsões do tempo, páginas de esportes e YouTube, é mais provável que você consiga prosseguir com essas tarefas tão importantes.
32: YouTube
Não acredito que nenhuma das minhas pesquisas tenha apresentado o YouTube como uma opção! Sejamos honestos, é uma invenção incrível que revolucionou a comunicação, a educação e o entretenimento. E há um conteúdo maravilhoso lá. Mas também é um enorme buraco negro para a sua época. Você faz uma pausa de cinco minutos para assistir a um vídeo legal e acaba perdendo meia hora.
Não deixe que os vídeos ultrapassem o seu tempo para fazer as coisas. O truque do YouTube é aproveitar apenas durante os intervalos e o tempo de inatividade. Use em pequenas doses!
33: Dieta da Informação
Na economia da informação, as empresas ganham dezenas de milhares de milhões olhando para os ecrãs. Com o advento das telas coloridas de alta definição e do marketing moderno, sua atenção está constantemente sendo captada por meio de gráficos brilhantes e textos atraentes.
Além disso, há tanta coisa por aí. Milhares de vídeos no YouTube são publicados diariamente. Centenas de artigos de blog são escritos todos os dias. Você nunca conseguirá se manter atualizado com tudo isso, e suas tentativas de fazê-lo irão sobrecarregar seriamente sua produtividade. Preste muita atenção às informações que você deixa entrar. Pergunte-se se o que você consome realmente agrega valor à sua vida. Se não, pare com isso.
34: Desligue a TV
Embora você possa encontrar alguns programas de alta qualidade que o colocam no estado ideal para trabalhar, muito provavelmente a TV que você assiste distrai e estimula demais. Quando você estiver no modo trabalho ou estudo, desligue-o. O mesmo vale para a maioria das formas de música e rádio.
Hábitos de trabalho tipo 6: no trabalho
É aqui que levamos realmente a sério. Vamos falar sobre como otimizar seu tempo no trabalho. A maioria das pessoas não implementa esse tipo de hábito de trabalho – faça isso e você estará MUITO à frente de seus colegas.
35: Trabalhe em intervalos de alto foco
Ouça. Isso é ouro da produtividade. Vamos mudar o seu paradigma de trabalho como um bloco ininterrupto de fazer, fazer, fazer, intercalado com pausas para café e uma pequena pausa para almoço.
Em vez disso, vamos ver o nosso dia de trabalho como uma coleção de períodos de 30 a 45 minutos separados por pequenos intervalos de três a cinco minutos. Antes de cada segmento, escolhemos uma única tarefa para trabalhar durante todo o período. Nos intervalos, nos movimentamos, tiramos os olhos da tela e fazemos uma pequena atividade não relacionada ao nosso trabalho.
A atividade pode ser qualquer coisa, desde pegar um café, tomar um pouco de ar fresco ou brincar com o cachorro. Se isso recarrega você e tira sua mente do trabalho, funciona.
Eu abordo esse hábito com mais profundidade neste artigo.
Hábitos de trabalho nº 36: use um cronômetro
Outro componente crucial deste sistema é o uso de temporizadores. Depois de saber qual tarefa irá realizar no próximo período de trabalho, certifique-se de cronometrar. Se você se distrair por um momento, desligue o cronômetro até retornar.
Sério, não pule isso. É notável como definir um cronômetro concentra sua mente. Existem muitos cronômetros offline e online por aí, então escolha um e obtenha o tempo!
37: Basta começar
A parte mais complicada desses intervalos é o período imediatamente antes de iniciá-los. Sejamos realistas, algumas tarefas são males necessários. E mesmo as tarefas que amamos muitas vezes ultrapassam a nossa zona de conforto, por isso experimentamos resistência. De qualquer forma, clicar nesse cronômetro não é fácil.
O truque para superar isso é começar de qualquer maneira. Deixe de lado sua resistência, decida começar e clique em Iniciar. Depois de cinco minutos você esquecerá sua resistência, concentrado na tarefa em questão.
Hábitos de trabalho nº 38: tarefas de cinco minutos
Por falar nisso, outra maneira de acabar com sua resistência a tarefas pesadas é comprometer-se a fazê-las por cinco minutos. Seriamente. Apenas cinco minutos. Defina o cronômetro e certifique-se de fazer isso o tempo todo. Isso é um truque sorrateiro - você provavelmente entrará no ritmo e acabará gastando meia hora nisso.
39: Dê-se menos tempo
Isso é um pouco contra-intuitivo. Se você acha que uma tarefa levará meia hora, tente fazê-la em 20 minutos. Se parecer que você precisará de 45 minutos, reduza para 30. Em seguida, ajuste o cronômetro para esse período de tempo reduzido. Dessa forma, você fica ultraconcentrado e pode terminar a tarefa em menos tempo. Incrível!
Hábitos de trabalho nº 40: pergunte a si mesmo se você está sendo produtivo
Um truque que Tim Ferris compartilha em seu livro The Four-Hour Workweek é fazer a pergunta: “Estou sendo produtivo?” pelo menos três vezes ao dia. Se você está procurando sites aleatórios ou procurando uma roupa nova, é um não. Feche isso e volte ao trabalho!
Com todos os hábitos de trabalho que discutimos até agora, você não deverá ter problemas em responder sim CADA VEZ que fizer essa pergunta a si mesmo.
41: Não faça multitarefas
Outra coisa a ter em mente com este sistema – não faça multitarefas. Escolha uma tarefa e cumpra-a durante todo o período. Chamadas telefônicas e e-mails podem aguardar intervalos e outras tarefas podem aguardar períodos de trabalho posteriores. Você pode pensar que está sendo um guerreiro heróico ao tentar realizar dez tarefas ao mesmo tempo, mas na verdade você é como um polvo sobre patins de gelo. Dividir sua atenção é fatal para a produtividade e estressa você. E longe de realizar dez tarefas, você não realiza nenhuma.
42: Não almoce na frente da tela
Durante meu breve período como funcionário no mundo corporativo, ocorreu-me que os colegas almoçavam na frente do computador (principalmente os chefes de alto escalão). Pode parecer que passar a hora do almoço é uma ideia sábia e lhe dá pontos de brownie, mas na verdade você perde uma grande chance de recarregar as baterias. Além disso, ficar acorrentado ao computador o dia todo como um cachorro é extremamente deprimente.
Pela minha experiência, a produtividade é como um capacitor ou um relógio de corda. Você só pode trabalhar por um certo tempo antes de perder toda a capacidade de foco e produzir nada. O tempo de recarga é absolutamente essencial. Desligue o computador e vá almoçar em outro lugar.
Hábitos de trabalho nº 43: melhore a velocidade de digitação
Obrigado novamente ao LifeHack.org por esse truque. Aprender a digitar sem olhar para as teclas (usando todos os dedos sem precisar olhar para as teclas) é uma habilidade fantástica para o trabalho baseado em computador. Isso torna a digitação mais suave, mais escorregadia e mais fácil para os dedos. Dobre sua velocidade de digitação e você levará metade do tempo para colocar suas ideias na tela. Aprendi a digitar sem olhar para as teclas de graça com o site Touch Typing Study.
44: Conheça suas ferramentas
Você pode nunca ter imaginado encontrar isso em um guia de produtividade, e somente quando li este artigo do NY Times percebi a importância disso. Conhecer suas ferramentas, seja qual for seu nicho, é simplesmente crucial. Você pode passar horas vasculhando manuais, vídeos e fóruns da internet tentando descobrir seu software. Isso pode ser parte da jornada, mas você também pode desperdiçar muito tempo desnecessariamente. Saiba o que está fazendo com antecedência e não terá esses problemas.
Tipo 7: Rotinas
Vamos falar sobre meta-rotinas que você pode implementar para otimizar sua mente para o trabalho.
45: Prepare-se para o trabalho
Obrigado à Uni Temps por esse hábito! Isso é relevante para quem trabalha em casa. Se quisermos trabalhar produtivamente, precisamos nos preparar para o trabalho. Você não precisa exagerar, mas não saia da cama e comece a trabalhar. No mínimo, recomendo tirar o pijama e vestir roupas confortáveis, tomar café da manhã, lavar-se e esperar pelo menos meia hora depois de acordar antes de começar.
Trate seu trabalho com respeito, principalmente se for seu próprio trabalho. Isso vai aparecer no seu trabalho.
46: Desapegue-se do seu trabalho
Ao trabalhar exclusivamente em casa pela primeira vez, achei difícil fazer a transição do trabalho para a diversão. De repente, eu passava do trabalho concentrado para a preparação do jantar, e algo parecia estranho. Ao trabalhar em casa ou em nossa própria agenda, a linha entre trabalho e diversão fica borrada. Desapegar-se e criar um limite firme entre trabalho e diversão é crucial, mesmo se você ama o que faz. Este conselho de produtividade da Uni Temps me inspirou aqui.
Mantenha simples. Assim que termino, sempre escondo meu laptop no mesmo lugar. Isso funciona como um pequeno ritual e como não consigo ver a partir daí, cria-se uma divisão. Se você tiver uma área de trabalho, poderá cobrir a tela com um cobertor para que sua atenção não seja atraída para ela. Também arrumo minha mesa, guardando livros ou canetas, e me comprometo a evitar olhar meus e-mails até o dia seguinte.
Esses pequenos atos são um gatilho para minha mente abandonar meus projetos em andamento. Acrescentarei que os períodos cronometrados de 30 a 45 minutos marcam o final de um dia útil. Quando soar o último alarme, é hora de parar. Não subestime o poder dessas pequenas ações.
47: Rotinas Semanais
Descobri que realizar tarefas semanais no mesmo dia todas as semanas as programa automaticamente em minha mente, o que significa que acontecem espontaneamente. Não preciso pensar em fazê-los.
Quais são as suas tarefas semanais? Defina um dia para elas, anote na sua agenda e mãos à obra.
Hábitos de trabalho tipo 8: mentalidade
Até agora, falei principalmente sobre estruturas, hábitos e rotinas externas. Vejamos o jogo interno da produtividade.
48: Confie em pequenos incrementos
Adoro esse princípio que encontrei neste NY Times sobre produtividade. A sabedoria básica aqui é que o crescimento não é linear – é mais como um processo de passo a passo. Como tal, é necessário e proveitoso forçar os limites às vezes. Mas a falta de paciência pode levá-lo a trabalhar mais, e muitas vezes isso não trará resultados. Na verdade, pode prejudicá-los. Os resultados vêm lentamente ao longo do tempo e grandes resultados só vêm depois de meses e anos de esforço diligente. A persistência medida supera o workaholic entusiasmado, então confie na ação diária consistente.
49: Medo do fracasso
Outra dica do chapéu para o Entrepreneur.com por isso. Enquanto o desejo por resultados instantâneos faz você colocar o pé no chão, o medo do fracasso faz você pisar no freio. Esse medo é tão disseminado que nem mesmo reconhecemos que é um medo. Nós o consideramos real e inerente à situação que enfrentamos.
Se você tem medo de falhar, nem mesmo começará. Portanto, tome cuidado com esse medo que envolve seus tentáculos ao seu redor. Use-o como um guia, mas não deixe que isso o impeça de agir.
50: Perdoe-se
Obrigado ao NY Times por este. Você não produzirá um trabalho fantástico e não estará totalmente focado durante os períodos de produtividade todos os dias. Alguns dias você não chegará a lugar nenhum e decidirá que é melhor se entregar. Aceite isso como parte da vida como freelancer ou empresário e não se culpe por isso. Às vezes, trabalhar não é produtivo e, em uma semana, você terá esquecido completamente daquele dia fedorento.
51: Longas pausas
É crucial fazer uma pausa longa e agradável durante o dia de trabalho. Eu sugiro que você demore um tempo suficiente para que você se sinta desconectado de todas as suas tarefas pendentes. Dessa forma, você sabe que realmente é uma pausa. Isso o reinicia, recarregando as baterias para que você possa voltar. Claro, se você tiver uma agenda dividida (Hábito 12), não terá problemas em fazer pausas longas!
Por outro lado, pausas muito longas podem causar tédio e preguiça, por isso tome cuidado.
52: Encontre significado no trabalho
Se você detesta seu trabalho e não encontra sentido nele, não é de admirar que não consiga produzir. Se projetarmos nossa carreira em torno de nossas paixões, não teremos dificuldade em encontrar significado em nosso trabalho, o que significa que ficaremos felizes em dedicar horas. Por outro lado, se o significado não for imediatamente óbvio, nós pode procurá-lo.
Qual é a contribuição do seu trabalho no grande esquema das coisas? Às vezes, trata-se simplesmente de lembrar a nossa motivação para realizar o nosso trabalho quando a nossa visão fica em segundo plano. Mesmo que você não goste do seu trabalho, se rastrear seu impacto o suficiente, descobrirá que ele está servindo as pessoas de alguma forma. Use o panorama geral para adicionar motivação extra ou reacender um estoque cada vez menor dela. E se você não consegue encontrar facilmente um significado no que faz, talvez deva considerar abandonar o navio.
53: Inspire-se com a leitura
Ler livros sobre o seu nicho é uma excelente forma de recarregar as baterias e trazer novo entusiasmo e inspiração ao seu trabalho. Com a energia fluindo, você tem combustível extra para implementar em seus projetos. Descobri que este é o antídoto perfeito em tempos de dúvida, incerteza e desmotivação.
54: Passe a manhã lendo
Meu amigo Sher, proprietário de RecuperandoSpiritualBeing.com, tem o hábito de ler todas as manhãs antes de começar a trabalhar. Embora não se encaixe na minha agenda, adoro esse hábito. A leitura nos conecta com o panorama geral do nosso trabalho e nos inspira com novas informações, dando-nos mais energia e motivação para o dia seguinte.
Hábitos de trabalho tipo 9: autocuidado e estilo de vida
55: Relaxe o corpo
Como o NY Times menciona em seu artigo, é comum ficarmos tensos nas mãos, no rosto e nos ombros enquanto trabalhamos, especialmente se estivermos lidando com tarefas cognitivamente exigentes. Maxwell Maltz também aborda isso em seu livro Psicocibernética. Esta é uma receita para o desconforto. Também atrapalha nossa atenção e nos impede de trabalhar em fluxo (ver Hábito #56). De vez em quando, verifico meu corpo para ter certeza de que estou relaxado enquanto trabalho.
56: Trabalho em Fluxo
Muitas vezes caio na necessidade de terminar as tarefas, mesmo que seja algo que eu goste muito. A satisfação de registrar esses minutos produtivos é muito doce.
Mas a parte mais sábia de mim vê que estou me esforçando demais nesses momentos, fazendo disso um trabalho árduo. Com essa mudança de perspectiva, volto à tarefa e simplesmente aproveito-a como mais um acontecimento que estou vivenciando em minha vida. Eu me absorvo nisso e removo o esforço. Dessa forma, posso aproveitar a facilidade e o talento que acompanham o estado de fluxo, e o trabalho se torna alegre, em vez de apressado.
57: Sintonize-se com a mente e as emoções
Este é cortesia da minha amiga Grace de GraçaSer. Antes de se lançar ao trabalho, ela dedica alguns minutos para entrar em sintonia com seus pensamentos e emoções. Se ela estiver se sentindo deprimida e sem inspiração, ela se esforça para se motivar e levantar o ânimo.
Esta é uma ótima prática – estejamos conscientes disso ou não, nosso estado interior afeta nosso resultado. Às vezes é melhor recuarmos para cuidar de nós mesmos antes de tentar agir. Outras vezes, podemos decidir continuar de qualquer maneira, mas fazemos isso com uma imagem clara do que está acontecendo dentro de nós.
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58: Dormir
Obrigado ao Entrepreneur.com pelo artigo sobre produtividade! Ele me lembrou do papel vital do sono. Não sacrifique o sono pela suposta produtividade – substituir o sono pelo trabalho é uma atitude desastrosa. Uma cacofonia de livros e artigos explica a importância do sono para o nosso bem-estar e funcionamento. Em vez de economizar no sono, reduza e crie estratégias para seu tempo usando todos esses hábitos de trabalho. Você terá tempo mais do que suficiente em suas mãos.
59: Cochilo
Esta é uma das maravilhas de trabalhar em casa, ou trabalhar por conta própria, ou ambos. Na maioria dos dias, tiro uma soneca de 20 a 30 minutos na hora do almoço. Quase sem falhar, meus cochilos me levam de cansado e mal-humorado a enérgico e alegre. Se você sentir uma queda na hora do almoço, evite a tentação de seguir em frente com coragem. Em vez disso, tire uma soneca.
60: Planeje refeições com antecedência
Aqui está outro exemplo que mostra como nossos hábitos de vida afetam nosso rendimento no trabalho. Fui praticamente doutrinado no planejamento de refeições semanais na minha infância (obrigado, mãe!), então me surpreende que as pessoas façam refeições na hora, especialmente se forem pais.
Jantares aleatórios significam idas apressadas à loja em busca de ingredientes de última hora, horários irregulares das refeições e comida de baixa qualidade. Além disso, é simplesmente estressante. Todos os dias, você tem que preparar três refeições, depois cruzar os dedos e torcer para que a despensa cumpra sua parte no trato.
Planeje o café da manhã, o almoço e o jantar com pelo menos três dias de antecedência e depois compre todos os ingredientes para essas refeições em uma única viagem de compras. Sério, seus dias de jantares confusos e compras apressadas já terão passado, dando a você mais tempo e espaço mental para as coisas importantes.
61: Coma Saudável
Sua dieta fala muito sobre seu caráter e se reflete em seu rosto, corpo e comportamento.
Para estar no topo do seu jogo, você precisa de energia, uma mente clara e um corpo em forma e livre de doenças. Coloque combustível de primeira qualidade e você obterá o desempenho ideal. E você se sentirá brilhante. Nesse ponto, o exercício regular também é inegociável.
62: Beba Água
Este estudo mostra que a desidratação pode afetar nossa cognição e memória de curto prazo. A desidratação leva a dores de cabeça e falta de foco. Mantenha-se hidratado, bebendo pelo menos dois litros de água por dia.
Comece a implementar esses hábitos de trabalho agora para fazer as coisas e levar uma vida mais gratificante. Parece que está na hora do meu banho!